1. Phase einer Mediation: Einen sicheren Rahmen schaffen

Es gibt in jedem Themenbereich ein paar Begriffe und Ausdrücke, die einem immer und immer wieder begegnen. „Sicherer Rahmen“ ist ein solcher Ausdruck in der Mediation. Wenn eine Mediation in einem sicheren Rahmen stattfindet, herrscht eine Atmosphäre in der die Medianten den Mut und die Bereitschaft empfinden sich konstruktiv am Verfahren zu beteiligen. Es ist die Hauptaufgabe des Mediators eine solche Atmosphäre aufzubauen und über den Mediationsprozess hinweg aufrecht zu erhalten.

Die 1. Phase der Mediation

Damit das möglich ist müssen die Medianten zuallererst einmal verstehen

  • wie die Mediation aus Prozesssicht ablaufen wird,
  • dass es Gesprächsregeln und Leitlinien gibt, die eingehalten werden müssen
  • und was die Aufgaben des Mediators und der Medianten im Mediationsverfahren sind.

Die 1. Phase der Mediation beschäftigt sich mit der Klärung genau dieser Punkte. Sie ist dafür da die Medianten „abzuholen“, damit sie wissen was auf sie zukommt und was sie vom Mediator erwarten können. Es wird eine vertrauensvolle Arbeitsbasis geschaffen und damit der Grundstein für den Aufbau eines sicheren Rahmens gelegt.  

In Phase 1 des Mediationsverfahrens geht es noch nicht um den vorliegenden Konflikt. Erst ab Phase 2 wird mit dem Sammeln und dem Aufarbeiten der Konfliktthemen begonnen.

Eine Mediation verläuft klassischerweise in fünf Phasen mit zusätzlichem Vor- und optionalem Nachgespräch. Tatsächlich gibt es auch Literatur, die von drei oder sieben Phasen der Mediation spricht, allerdings unterscheiden sich die Modelle nur in Details. Ich werde auf diesem Blog meistens von den 5 Phasen der Mediation schreiben, einfach weil dieses Modell das gängigste ist und auch in meiner Mediationsausbildung verwendet wird.

Nachfolgend werde ich im Detail auf den Ablauf der 1. Mediationsphase eingehen. Der Ablauf ist als Leitfaden zu sehen, der sich in der Praxis bewährt hat. Natürlich liegt es immer im Ermessen des Mediators so zu gestalten, wie es sich für Ihn am natürlichsten anfühlt.

Ablauf der 1. Mediationsphase

Vorher: Aufbau des Raumes

In unserer Ausbildung sollten wir in Gruppen erarbeiten, wie der Raum für eine Mediation mit zwei Medianten und einem Mediationsteam aus zwei Personen aufgebaut sein sollte. Wir sollten Vermutungen anstellen zu Fragen wie: Wie stehen die Stühle? Wo sollten Tische sein? Braucht es ein Flipchart, was zu trinken oder zu essen?  

Um uns in die Rolle der Medianten bzw. der Mediatoren zu versetzen, haben wir den Aufbau inszeniert. Wir hatten folgende Erkenntnisse:

  • Wenn man die Stühle der Medianten gegenüber aufstellt, spürt man sofort die Konfrontation. Die Konfliktparteien sehen sich frontal ins Gesicht – der Konflikt springt einen förmlich an. Das weckt Emotionen, die man in der 1. Phase der Mediation noch vermeiden möchte.
  • Wenn man die Stühle der Medianten nebeneinander und die Mediatoren gegenüberstellt, sodass je ein Mediant einem Mediator ins Gesicht sieht, fühlt man sich als Mediant noch am ehesten, als würde man in einem Klassenzimmer direkt vorm Lehrer sitzen. Eine freundliche Grundstimmung wird so nicht gefördert.
  • Wenn die Medianten zu nah aneinander sitzen, fühlt sich das ebenfalls nicht gut an. Der persönliche Abstand wird nicht gewahrt, was in einer Konfliktsituation für innere Anspannung sorgt.

Insgesamt wurde folgendes Setting empfohlen:

  • Die Stühle werden so aufgestellt, als würde man an einem runden Tisch sitzen – einander ein wenig zugewandt. Dies gilt auch für die Mediatoren, die sich so besser gegenseitig beobachten können. So ist es möglich anhand der Körpersprache zu erkennen, wann der jeweils andere Mediator zum Reden ansetzt. Man kann vermeiden sich gegenseitig ins Wort zu fallen. Ein Mediationsteam sollte als gefestigte und eingespielte Einheit auftreten.
  • Die Mediatoren sitzen nebeneinander und gegenüber den Konfliktparteien. Zwischen den Konfliktparteien sollte etwas Abstand sein, damit der gegenseitige persönliche Raum gewahrt werden kann.
  • Sollte man tatsächlich einen runden Tisch zur Verfügung haben, kann man diesen auch gerne nutzen. In unserem Ausbildungssetting hatten wir keinen und es hat sich gut angefühlt nichts „blockierendes“ zwischen Medianten und Mediator zu haben. Mit oder ohne Tisch ist also wahrscheinlich Geschmackssache. In jedem Fall ist es jedoch empfehlenswert für alle Personen irgendeine Form der Abstellmöglichkeit für etwas zu trinken zu haben.
  • In unserer Ausbildung wurde explizit erwähnt, dass es unklug ist Knabbereien hinzustellen. Die Konfliktparteien sollen sich auf die Mediation konzentrieren, anstatt nach dem dunkelroten Gummibärchen zu picken. Und mal abgesehen davon, dass in einer 90-minütigen Mediationssitzung niemand vom Fleisch fallen wird, kann man beim Kauen einfach nicht gut sprechen.
  • Wir haben bei unserer Inszenierung ewig mit der Position des Flipcharts rumgedoktert. Da es von den Ausbildern explizit erwähnt wurde, musste es schließlich eine wichtige Rolle im Setting haben. Richtig? Nee, erstmal nicht. Das Flipchart wird häufig zu Anfang beiseitegelassen und erst bei Bedarf herangezogen. Man kann beispielweise die Phasen der Mediation, während man diese den Medianten erklärt, darauf notieren. Oder später im Mediationsverlauf die Konfliktthemen darauf sammeln.    

Beginn der Mediation

1. Begrüßung durch die Mediatoren
  • Zu Anfang kann man gerne mit freundlichem Small-Talk einleiten, damit die Medianten Zeit haben zur Ruhe zu kommen. Für die meisten Beteiligten wird das der erste Mediationstermin sein. Wahrscheinlich sind sie aufgeregt und angespannt. Ein freundliches Nachfragen zur Anreise, eine seichte Unterhaltung zum Wetter oder das Anbieten von Getränken hilft den Medianten ihre Anspannung etwas abzulegen.
  • Bei der Begrüßung sollte die Ausstrahlung des Mediators freundlich und offen sein. Die Körperhaltung ist der Person zugewandt, mit der gerade geredet wird.
  • Allen Konfliktparteien wird das gleiche Maß an Aufmerksamkeit und Freundlichkeit zuteil. Die Medianten erwarten von einem Mediator von Anfang an Fairness – der Mediator sollte das auch schon bei der Begrüßung berücksichtigen.

Ziel: Die Begrüßung dient zur Entschleunigung und um mit einer positiven Grundstimmung in die Mediation einzuleiten.

2. Kurze Vorstellungsrunde
  • Die Medianten werden aufgefordert sich kurz vorzustellen.
  • Wenn sich im Anschluss der Mediator vorstellt, kann dieser neben Ausbildung und Berufserfahrung auch ein sympathisches, persönliches Detail teilen. Das macht ihn für die Medianten zugänglicher.

Ziel: Medianten und Mediator bekommen einen ersten Eindruck voneinander. Der Mediator sollte einen vertrauenswürdigen und zugänglichen Eindruck hinterlassen.

3. Wissenstand des Mediators zum Konflikt
  • Der Mediator teilt seinen Kenntnisstand zur Situation:
    Wer hat ihn kontaktiert? Was ist das Anliegen bzw. der Gegenstand des Konflikts in Kurzfassung? Welche Vorgespräche haben stattgefunden?
  • Er gibt alle ihm bekannten Informationen preis, damit alle Beteiligten auf dem gleichen Wissensstand sind.

Ziel: Der Mediator schafft Transparenz und stellt Vertrauen in seine Allparteilichkeit her. Die Medianten sollen wissen, dass sie Zugang zu allen dem Mediator vorliegenden Informationen haben.

4. Abfrage der Erwartungen der Medianten an die Mediation
  • Der Mediator fragt die Medianten, was diese sich von der Mediation erhoffen. Eine typische einleitende Frage wäre z.B. „Wie ist es heute für Sie hier zu sein?“

Ziel: Anhand der Antworten auf diese oder ähnliche Fragen kann die Teilnahmebereitschaft der Medianten eingeschätzt werden.
Bei Medianten, die sich innerlich gegen den Prozess sperren, ist es besonders wichtig sich Zeit für die 1. Phase der Mediation zu nehmen. Wenn ein sicherer Rahmen aufgebaut wurde, steigt auch die Bereitschaft der Medianten sich aktiv am Mediationsprozess zu beteiligen.

5. Vorstellung des Mediationsprozesses
  • Der Mediator stellt die fünf Phasen einer Mediation vor. Er beschreibt jede Phase nur kurz mit 2-3 Sätzen.
  • Er geht auf seine Rolle als Mediator ein: Er trägt die Verantwortung für den Prozess, hält sich jedoch aus den Inhalten und Lösungsvorschlägen raus.
  • Inhalte und Lösungsvorschläge liegen in der Verantwortlichkeit der Medianten. Gleiches gilt für eine Reihe von Vereinbarungen, die den sicheren Rahmen gewährleisten. In der Mediatorenausbildung haben wir folgende Punkte besprochen:
    • Freiwilligkeit:
      Jeder Teilnehmer nimmt freiwillig an der Mediation teil.
    • Respekt & Toleranz:
      Die Medianten lassen Gesagtes ohne Diskussion stehen. Es werden keine Urteile über „richtig“ oder „falsch“ gefällt.
    • Zuhören:
      Alle Beteiligten hören einander zu. Wenn jemand spricht, wird er nicht unterbrochen.
    • Offenheit:
      Es wird noch einmal hervorgehoben, dass während der Mediation offen gesprochen werden kann. Jeder trägt die Verantwortung dafür seine eigenen Bedürfnisse und Anliegen zu teilen.
    • Kooperation:
      Die Medianten verpflichten sich aktiv an dem Mediationsverfahren teilzunehmen und sich an die Vereinbarungen zu halten.
    • Vertraulichkeit:
      Alles was während der Mediation gesagt wird, wird vertraulich behandelt. Sofern ein Mediant über einzelne Themen auch mit Außenstehenden sprechen möchte oder es Informationen gibt, die nicht im Mediationsprozess geteilt werden sollen (z.B. Betriebsgeheimnisse o.A.), wird das mit allen Anwesenden abgesprochen.
  • Der Mediator geht diese Vereinbarungen explizit durch und holt sich von allen Beteiligten eine Bestätigung beispielsweise über ein Kopfnicken.
  • Es ist hilfreich, wenn man den Medianten diese Vereinbarungen als Ausdruck in die Hände gibt. Häufig wollen diese direkt mit den konkreten Konfliktthemen beginnen. Ein Blatt Papier in den Händen lenkt den Fokus auf die Vereinbarungen.
  • Sofern es Fragen oder Einwände von den Medianten gibt, wird darauf eingegangen. Insbesondere zur Vertraulichkeit können die Meinungen auseinander gehen. Der Mediator sollte dann nicht auf Offenheit beharren. Für den Mediationsprozess ist es völlig ausreichend sich auf den kleinsten gemeinsamen Nenner der Offenheit zu einigen und damit fortzufahren.

Ziel: Die Medianten müssen wissen, was auf sie zukommt und was von ihnen erwartet wird.

6. Abschluss der 1. Phase
  • Der Mediator weist noch einmal auf die zuvor vereinbarte Dauer des Termins hin. Empfehlenswert sind Mediationseinheiten von ca. 90 Minuten. Auch wenn die Versuchung da sein sollte einen Mediationstermin auszudehnen, um nicht „mitten im Thema“ oder in einem angespannten Moment aufzuhören, sollte man versuchen sich so gut wie möglich an die vereinbarte Zeit zu halten. Alles was darüber hinaus geht ist zu anstrengend für alle Beteiligten.
  • Die Medianten bekommen noch einmal die Möglichkeit Fragen zu stellen.
  • Im Anschluss holt sich der Mediator noch einmal von allen Medianten die Bereitschaft ab mit dem inhaltlichen Teil der Mediation zu beginnen.
  • Die 2. Phase des Mediationsverfahrens, in der es um die Sammlung der Konfliktthemen geht, kann beginnen.

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